Diese Erklärung gilt ausschließlich für das Ticketsystem (erreichbar unter ticket.futura-it.de).
Grundlage für die Verarbeitung sind die Datenschutzgrundverordnung der EU, das nordrhein-westfälische Datenschutzgesetz sowie der mit dem Kunden abgeschlossene Dienstleistungsvertrag.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unseres Ticketsystems Zammad ist:
futura IT GmbH
Kastanienstr. 60
47829 Krefeld
02151-151505
info@futura-it.de
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von futura IT GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Datenschutz, bzw. unter datenschutz@futura-it.de erreichbar.
2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Unser Ticketsystem Zammad dient ausschließlich der Kommunikation im Rahmen bestehender Wartungsverträge mit unseren Kunden. Die Nutzung ist daher ausschließlich diesen Kunden vorbehalten.
Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um Supportanfragen zu erfassen, zu bearbeiten und zu dokumentieren. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, insbesondere zur Bereitstellung von Supportleistungen im Rahmen des Wartungsvertrags,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: zur Wahrung berechtigter Interessen – z. B. zur Qualitätssicherung, internen Nachverfolgbarkeit von Problemfällen und zur Verbesserung unseres Kundenservices,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, z. B. aus dem Handels- oder Steuerrecht, sofern darin enthaltene Informationen auch personenbezogene Daten betreffen.
Die Speicherung erfolgt nur in dem Umfang und so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Die Daten werden vor unbefugtem Zugriff geschützt und unterliegen strengen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.
2a. Erhobene Daten
Im Rahmen der Nutzung des Ticketsystems Zammad werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet, sofern sie von Ihnen angegeben werden:
- Name und Vorname
- E-Mail-Adresse
- Ticket-Inhalt (Freitext, Betreff, angehängte Dateien oder Screenshots)
- ggf. Telefonnummer oder andere Kontaktdaten
- Zeitstempel und Metadaten der Kommunikation
- ggf. Kundennummer oder Vertragsreferenz
3. Hosting und Datenverarbeitung
Das Zammad-System wird ausschließlich auf unseren eigenen Servern in Deutschland betrieben. Eine Verarbeitung durch externe Dienstleister findet nicht statt. Auch findet keine Weiterverarbeitung durch Dritte statt.
4. Cookies
Unser Ticketsystem verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Diese sind erforderlich, um die Grundfunktionen des Systems wie Anmeldung, Sitzungserhaltung und Sicherheit zu gewährleisten.
| Cookie-Typ | Zweck | Zustimmungsbedürftig |
|---|---|---|
| Session-Cookies | Halten den Login-Zustand während der aktiven Sitzung aufrecht | Nein |
| Authentifizierungs-Cookies | Dienen zur Benutzeridentifikation und Zugriffsschutz | Nein |
Diese Cookies sind technisch erforderlich im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich.
5. Hinweise zur Datenminimierung
Kunden werden ausdrücklich gebeten, bei der Erstellung von Tickets:
- keine personenbezogenen Daten in Screenshots, Dateianhängen oder im Freitext zu übermitteln, die für die Bearbeitung des technischen Problems nicht erforderlich sind,
- personenbezogene Informationen (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Kundendaten etc.) unkenntlich zu machen oder zu schwärzen, sofern sie nicht zwingend für die Problemlösung benötigt werden.
Dies dient dem Grundsatz der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.
6. Speicherdauer
Die in Zammad gespeicherten Daten werden für die Dauer der Kundenbeziehung gespeichert. Nach Vertragsende erfolgt eine Löschung oder Anonymisierung der Tickets und zugehörigen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Betroffenenrechte
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte gemäß DSGVO:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse. Zudem haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
8. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden, z. B. bei technischen Änderungen am System oder neuen gesetzlichen Vorgaben. Bitte informieren Sie sich regelmäßig über den aktuellen Stand.